WORK

【小ネタ】Excelソフトがない場合、OneDriveで開いてGoogle driveで文字起こしする方法

フリーソフトでエクセルのデータがうまく表示されない時

どうも!minemoです。
今回は小ネタですが、覚えておくとどこかで役に立つであろう

「クライアントがエクセルで原稿や図を作ったはいいが、
自分のPCだと、内容が正しく表示されていない時の対処法について」

です。

たまに、クライアントからエクセルでデザインの原稿を送信されてくることがあります。
minemoは、エクセルソフトが手元にありません。
「Apache OpenOffice」という、表計算ができるソフト、雑に言うとエクセルっぽいフリーソフトを使わせてもらっています。

無料総合オフィスソフトウェア - Apache OpenOffice 日本語プロジェクト

ただ、エクセルデータを「Apache OpenOffice」で開いた時に、文字が白色で読めなくなっていたり、画像が潰れて判別不能になっていたことがありました。

そういう時の対処法は、

「One Driveにサインアップして、エクセルデータをドラックアンドドロップで開く」

をしています。順番に説明しますね!

「OneDrive」とは

Microsoft OneDrive(マイクロソフト 「OneDrive」)とは、マイクロソフトが提供するオンラインストレージ。
引用:wikipedia

略称でずっと「OneDrive」と言っていたのですが、正式名称は「Microsoft OneDrive」なんですね。
エクセルも「Microsoft「が提供しているので、「OneDrive」で開けるのは納得です。

みねもり
みねもり
たま〜にエクセルを開くために、アカウントを登録しています。いまのところ無料なので安心です。

One driveでエクセルデータを開くのは簡単

「One drive」は、ブラウザで完結するので、アプリなどのダウンロードなどはありません。ですが、使うためにはサインアップが必要(無料)ですので、それを済ませてください。

ログイン後、エクセルデータをドラックアンドドロップして、データを開いてみてください。

うま棒
うま棒
サクッと確認したい時は、このサービスが便利

合わせ技:Google Driveで画像を文字起こし

さて、エクセルが無事開けましたが、ここから使いやすい原稿の形に作り変えていこうと思います。
要は、プレーンな原稿に作り変える作業をこれからやっていきます。5分もかかりません。

みねもり
みねもり
画像の文字起こしは、この方法を覚えていると良いです

流れとしては

「スクリーンショット → 画像をGoogleドライブにアップロード → 右クリックでドキュメントで開く → 自動的に書き起こしされるので、修正しながら最終確認 →原稿完成」

です。簡単です。

スクリーンショットした画像をGoogleドライブにアップロード

Macの場合、「Cmd + Shift + 4」で「選択範囲をスクリーンショット」してくれます。
スクリーンショットは、デフォルトの保存先がデスクトップになります。

その後、「Google ドライブ」にアクセスします。Googleアカウントを持っていれば、誰でも使用できるはずです。

仕事や個人で使えるクラウド ストレージ - Google ドライブ

アクセスした後、スクリーンショットをドラックアンドドロップでアップロードします。

右クリックでドキュメントで開く

アップロードした画像を右クリックして、「アプリで開く → Googleドキュメント」をクリック。

自動的に書き起こしされるので、修正しながら最終確認

Googleドキュメントで開くと、アラ不思議。勝手に文字起こしをしてくれています!

文字とかは色や大きさがグチャッとなっていますが、文字判別の制度は高いです。最終的に目視で確認して、原稿を仕上げます。

うま棒
うま棒
簡単すぎる!

おわりに:エクセルのスクリーンショットがあれば、仕事自体は可能

もちろん、エクセルデータやスライドで原稿をいただいた場合「クライアントの頭の中ではこう処理されているのか」と図式化したものが手に入るので、イメージしやすいのはあります。
ただ、実際に作業する場合は、プレーンな原稿を作ってからの方が滞りなく作業できるので、この手法を取っています。

みねもり
みねもり
お客さんに送ってもらいたい順として、

プレーンなテキスト
エクセルデータ + プレーンなテキスト
エクセルデータ + スクリーンショットの画像

がありがたいですね!

というのも、エクセルでなくとも、プレーンなテキストだけ貰えればお仕事は可能です。原稿をもらって、こちらから質問して、掘り下げて案を出す、ということが出来ます。

うま棒
うま棒
ともかく、この手法だと書き起こしもできるし、よかったね!
みねもり
みねもり
デザイナーじゃなくとも、書き起こしも含め、覚えておいて損はないはずです

それでは良きワークライフを〜!